ETAPAS DISEÑO ORGANIZACIONAL
Diferenciación e integración: Hace posible identificar y clasificar las actividades con el propósito de definir etapas según la complejidad del sistema, esta etapa implica la coordinación y el control de los subsistemas que tiene la organización para mantener su integridad, este puede mantenerse como solución para el diseño organizacional.
Complejidad organizacional: Esta etapa es cuando los elementos no tienen relación directamente, las características dependen del tamaño de la organización y su entorno, aquí interviene el proceso de diseño organizacional el cual permite reducir esta variabilidad. Los elementos se identifican por diferenciación horizontal (forma predominante de la división del trabajo), Diferenciación vertical (de nivel jerárquico y de numero de posiciones) y dispersión especial (el personal es separado dispersando también centros de poder y laborales).
Formalización organizacional: En esta etapa se establecen normas, medios y procedimientos para administrar las actividades, el diseño es formalizado en el Manual de Procedimientos, en donde se establecerán procesos que generan servicio y satisfacen las necesidades de los usuarios en el sistema. Cuando los usuarios, necesidades, servicios y procesos de la organización son definidos se diseñan las unidades organizacionales con los objetivos específicos, que conforman áreas agrupando unidades que requieren reagruparse según el ámbito de su competencia, esta formalización se hace en el Manual de organización y funciones, Manual de procedimientos, Formularios, Diagramas de flujo y otros.
Etapa Dimensional: La decisión de estructurar una organización según sus unidades de negocios, debe basarse en análisis internos y externos, teniendo en cuenta sus lineamientos estratégicos y objetivos, cuando estas avanzan identifican dimensiones críticas y desarrollan tareas que se deben realizar de forma específica, determinando la creación de dependencias según la especialización, los miembros de cada área se transforman en especialista permitiendo la visualización de las oportunidades de mejoramiento continuo de una manera particular y compartida con otros colegas.
Etapa de decisiones: La organización como un sistema de decisiones tiene relevancia en el entorno Organizacional, las premisas de decisión se establece la necesidad de un Diseño Organizacional bajo una estructura formal. Los modelos de estructuración de actividades en la organización son de carácter autoritario, paternalista, consultivo y participativo según algunas variables como: Estilo de liderazgo, Motivación, Comunicación, toma de decisiones y control.
ELEMENTOS DISEÑO ORGANIZACIONAL
Estos son los cuatro elementos más importantes en una estructura organizacional:
División del trabajo: Las personas que hacen tareas iguales tienen habilidades y puestos de trabajo con las mismas características, en una organización se agrupa en una estructura organizacional, entre las ventajas de este tipo de estructura se encuentra la toma de decisiones rápida, ya que los miembros del grupo son capases de comunicarse fácilmente entre sí. Las personas en las estructuras funcionales pueden aprender el uno del otro de modo más fácil porque ya poseen conocimientos similares de habilidades e intereses.
La departamentalización: En una estructura divisional la compañía coordina las relaciones entre los grupos con el fin de crear un equipo de trabajo que pueda fácilmente satisfacer las necesidades de un cliente o grupo de clientes. La división del trabajo en este tipo de estructura garantiza una mayor producción de variedades de productos similares, un ejemplo de esta es la geografía: donde las divisiones son establecidas en regiones para trabajar una con otra con el fin de producir productos de las mismas características que respondan a las necesidades de cada región.
La jerarquía: Es la linea de poder por las que se transmiten las órdenes dentro de una organización.
La coordinación: La totalidad de la empresa, una determinada unidad de organización, departamento, función o simplemente un individuo pueden ser un control organizativo de determinado grupo o personal, este control es el establecido por la empresa como medio de asegurar el alcance de sus fines.
Los modelos estructurales de
la organización.
Los
modelos organizacionales son implementados en las organizaciones con el fin de
establecer niveles jerárquicos, puestos, funciones, canales y medios de
comunicación establecidos de forma oficial por quienes detentan el poder
estratégico dentro de una empresa o entidad.
Algunos
modelos básicos adaptados y aceptados internacionalmente por organizaciones
privadas o estatales son:
Modelo autocrático (Lineal o militar):
Basado en el principio
de la jerarquía y en el mantenimiento de la unidad de mando. la estructura se
orienta burocráticamente hacia el proceso o al desarrollo piramidal de la misma, para el caso de empresas de
cierto tamaño. Ideal para empresas pequeñas y medianas con un sistema técnico
poco sofisticado técnicamente, dada su eficacia en la supervisión de las tareas
y el control de los resultados. Los mandos superiores
dictaminan las órdenes al resto de las personas que en los niveles inferiores.
Ventajas:
1. Facilidad para tomar de decisiones así
como su ejecución.
2. No hay
conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
3. Es
claro y sencillo.
4. Útil en
pequeñas empresas.
5. La
disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
1. No
es flexible
2.
La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
3.
No hay especialización.
4.
Los ejecutivos no se dedican a sus labores directivas.
Modelo de Funcional
Su principal característica es el apoyo de especialistas
niveles jerárquicos principales. Con esto se incrementa la productividad de la
empresa, por lo que a los puestos jerárquicos se les despoja de cierta
autoridad y responsabilidad en favor de dichos especialistas. Su estructura desarrolla en su base operativa.
Ventajas:
1. Especialización.
2. Mas eficiencia de la
persona.
3. La división del
trabajo es planeada y no incidental.
4. El trabajo manual se
separa del trabajo intelectual.
Desventajas
1. No
hay unidad de mando originando confusión y conflictos.
2. Genera
roces entre jefes.
El modelo
lineo - funcional
Combinación de los dos primeros, es de naturaleza mixta,
lineal y funcional. De otra parte, también pretende evitar los inconvenientes
de estas formas organizativas.
El centro de la estructura se apoya en el modelo
jerárquico, basado en las relaciones lineales.
Basa funcionamiento en su excesiva burocratización y su
elevada jerarquización, con multiplicidad de expertos funcionales, hacen
que el sistema sea lento de respuesta y costoso en administración.
El modelo divisional
La
empresa está dividida en unidades (unidad estratégica de negocio) que funcionan de forma casi autónoma estando
coordinadas por una dirección central. Propio de grandes empresas con un
sistema técnico multiproducto y multimercado y en donde la dirección y el poder
de sus miembros representan el aspecto dominante de su funcionamiento. También
suele ser una estructura característica de las empresas multinacionales.
Ventajas:
1. Coordinación
de los objetivos en cada división.
2. Permite
generar nuevas estrategias.
3. Formación
especializada dentro de la organización
Desventajas
1.
Duplicidad de las actividades perjudicando la eficiencia de la empresa.
2. Conflictos entre las
divisiones de coordinación
Otros modelos:El modelo matricial:
Combina
la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de
otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de
mando o de dos jefes. La estructura matricial
establece dos o tres fuentes de mando sobre la, hay responsabilización de sus
objetivos así como coordinación de los distintos aspectos del flujo de trabajo.
Todo empleado tiene dos o tres jefes: el gerente funcional, de carácter
jerárquico básicamente es un modelo de dos o tres dimensiones.
El modelo colegial (por comités):
Incorpora es el concepto de comité o de la adopción de decisiones y del
trabajo basado en el grupo.
Existe
una sensación de compañerismo con los empleados, generado por la dirección
haciendo que estos se sienta útiles y necesarios. Les resultaba fácil aceptar y
respetar el papel de estos en la organización. En vez de ser vistos como jefes,
se consideraban a los administradores como colaboradores. Los principales
comités son:
1.
Directivo se encargan de deliberar y
resolver los asuntos que surgen en la misma.
2.
Ejecutivo Es nombrado por el comité
directivo para que ejecute los acuerdos que ellos toman.
3.
De vigilancia Personal que se encarga de
inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.
4.
Consultivo Integrado por especialistas que, por
sus conocimientos o estudios, emiten dictámenes sobre asuntos que les consultan.
Conclusiones:
El
modelo que adopte la empresa depende de muchos factores, entre otros el tamaño
de la empresa, los productos y servicios ofrecidos por ella, la especialización
de las funciones y o procesos, el nivel burocrático y jerárquico de la misma e
inclusive al público al cual están dirigidos sus productos o servicios.
Por otra parte el hecho que una empresa
cumpla parcial o totalmente con alguna de las características de los modelos
mencionados, no garantiza que haga parte
de alguno de estos modelos ya que de una forma u otra todos se relacionan entre
si, lo que realmente los diferencia es la especialización de las actividades así
como tamaño de la misma.
Una
adecuada estandarización de procesos le permitirá a la organización ubicar a la
empresa en algunos de estos modelos, de acuerdo a su ritmo de crecimiento, especialización
de tareas y la generación de nuevas estrategias.
Fuentes
de consulta
Modelo
Organizativo
7 Sistemas y Modelos de Estructuras
Organizacionales
5. Modelos básicos de organización
El
modelo colegial
